In het bedrijfsleven is correspondentie een belangrijk onderdeel van het dagelijks leven. Tegelijkertijd is elke geschreven zakelijke brief als een visitekaartje voor uw bedrijf. Ze laten zien hoe klantgericht u bent en weerspiegelen de professionele manier waarop het bedrijf werkt. Zowel de inhoud als de opmaak dienen als boegbeelden. Het vinden van de juiste formulering kan soms een uitdaging zijn. Met een paar tips hebt u er echter een in een mum van tijd een foutloze zakelijke brief.
Wat is een zakelijke brief?
Zakelijke brieven zijn de correspondentie die een geregistreerd bedrijf voert met klanten, leveranciers of zakenpartners. Dit betekent dat de afzender in feite een bedrijf is. Aan de kant van de ontvanger ligt de situatie anders, omdat bijvoorbeeld klanten particulieren kunnen zijn. Alleen brieven met een geadresseerde buiten het bedrijf gelden als zakelijke brieven. Interne correspondentie valt niet daaronder.
Er kan gekozen worden voor de digitale vorm per e-mail of pdf, of voor de post . In beide gevallen zijn de documenten onderworpen aan bewaartermijnen in overeenstemming met de toepasselijke handels- en belastingwetgeving. De lengte hangt af van het soort zakelijke brief. In de regel is het zes of tien jaar.
Wanneer wordt een zakelijke brief geschreven?
Er zijn veel gelegenheden waarvoor een zakelijke brief nodig is. In deze sectie geven we u een overzicht van de belangrijkste soorten. Ze verschillen afhankelijk van de geadresseerden en de gewenste inhoud.
- Verzoeken om informatie over producten en diensten te verkrijgen
- Aanbiedingen om uw producten en diensten specifiek te vermelden
- Orders of bestellingen als afsluiting van een verkoopcontract
- Orderbevestigingen, indien er wijzigingen zijn in het aanbod
- Pakbonnen waarop u goederen vermeldt
- Aanmaningen om debiteuren aan uw vordering te herinneren
- Facturen om uw vergoeding te claimen
- Klachtenafhandeling om klachten af te handelen
- Tussentijdse notificaties om de geadresseerde te informeren over de status van tijdrovende bestellingen
Verplichte informatie in de zakelijke brief
De voor uw zakelijke brief vereiste informatie is afhankelijk van de inschrijving in het handelsregister. Als uw bedrijf daar niet is geregistreerd, is minder informatie voldoende: Uw voor- en achternaam, het adres en eventueel een verwijzing naar het feit dat u een civielrechtelijke onderneming onderhoudt. In dit geval is de afkorting GbR nodig, evenals de gegevens van partners. De situatie is anders als u in het handelsregister staat. De volgende gegevens zijn dan nodig:
- Uw bedrijfsnaam en de rechtsvorm
- Het handelsregisternummer en het registergerecht
- In geval van een GmbH: de vermelding van de directeur en de voorzitter van de raad van commissarissen met hun voor- en achternaam
- In het geval van een AG: de leden van de raad van bestuur met vermelding van voor- en achternaam, met vermelding van de voorzitter van de raad van bestuur, alsmede de voorzitter van de raad van commissarissen
Afhankelijk van het soort zakelijke brief dat u schrijft, zal er extra informatie worden toegevoegd. In het geval van brieven die relevant zijn voor uw boekhouding kan het gaan om het fiscale nummer, het factuurnummer, het tijdstip van uitvoering, het btw-identificatienummer, alsook om geldbedragen en betalingstermijnen.
Het briefhoofd van een zakelijke brief
In het briefhoofd vindt u het adres van uw bedrijf, het adres van de ontvanger en de datum en, indien van toepassing, de plaats. Allereerst staat uw adres linksboven en bestaat uit uw bedrijfsnaam, adres en telefoonnummer. Een e-mailadres is op dit punt ook mogelijk. Direct hieronder staat het adres van de ontvanger. Aangezien het kijkvenster van genormaliseerde DIN-C6-enveloppen een vaste breedte heeft, mag de regel niet breder zijn dan 8,5 centimeter. De totale lengte van de contactgegevens is maximaal negen regels of 4,5 centimeter. Ten slotte volgt rechts uitgelijnd de datum, samen met de plaats, indien deze afwijkt van de vestigingsplaats.
De onderwerpregel als snelle informatie
Daarna volgt in een zakelijke brief de onderwerpregel. Het geeft de ontvanger een eerste overzicht van waar de brief over gaat. Het is daarom belangrijk om de materie compact te formuleren, zonder de voorgeschreven principes te schenden. Dit omvat zowel de opmaak en opmerkingen over de inhoud. Na de datum volgt een witregel. Het onderwerp zelf mag vetgedrukt zijn en gemarkeerd met een groter lettertype van maximaal 14 punten. Het mag niet langer zijn dan twee regels en het is het beste om het woord "Onderwerp" uit de regel te verwijderen.
De aanhef in een zakelijke brief
Hij begint met de begroeting, die op de derde regel na het onderwerp staat. Hoe u de ontvanger precies aanspreekt, heeft al impact op het effect van uw zakelijke brief. De neutrale aanhef "Geachte heer of mevrouw" is in principe niet verkeerd, maar wel onpersoonlijk. Het is beter om de naam van de specifieke contactpersoon op te zoeken. Gebruik daarbij een professionele formulering en vermijd informele zinnen. Naast de bovengenoemde begroeting zijn "Goedendag" en een simpel "Hallo" effectief gebleken.
De eigenlijke tekst: de begeleidende brief
De tekst zelf bestaat uit drie delen: de inleiding, het hoofdgedeelte en de conclusie. Vermijd verouderde of gestandaardiseerde formuleringen, dat komt afstandelijk over. Leg in de inleiding de reden van uw zakelijke brief uit voordat u overgaat tot het hoofdgedeelte. Hier zijn concrete richtlijnen niet mogelijk omdat de inhoud te verschillend is. Zorg er echter voor dat uw stijl onberispelijk is en structureer uw zakelijke brief duidelijk. Zinvolle rubrieken zijn aan te bevelen, zodat de ontvanger het overzicht kan behouden. Wees ook kort en concentreer u eerst op de belangrijkste zaken en formuleer deze positief. Aan het eind is er nog de slotzin waarin u de ontvanger bedankt en een contactmogelijkheid aanbiedt.
Het slot van de zakelijke brief
De zakelijke brief wordt afgesloten met de groet. Deze verlost de lezer van de tekst, want u neemt afscheid van hem. Er is een vrije regel tussen de begeleidende brief en de groet. Formuleer dit deel kort en bondig. "Met vriendelijke groet" is een populaire variant, maar afhankelijk van de situatie zijn persoonlijkere uitingen mogelijk. Uw handtekening volgt helemaal aan het eind met drie spatieregels voordat u eventuele bijlagen vermeldt of de post scriptum (PS) gebruikt.
De zakelijke brief versturen
Als de post onderweg is, is het belangrijk dat de brief ongeschonden bij de ontvanger aankomt. Bordrug-enveloppen zijn ideaal om te vermijden het het papier kreukt. De stabiele envelop beschermt documenten op betrouwbare wijze. Als u zakelijke brieven verstuurt die kunnen worden gevouwen, zijn lange DIN-enveloppen geschikt. Ze zijn de klassieke keuze. Indien het daarentegen noodzakelijk is dat de zakelijke brief recht blijft, zijn C4-enveloppen de beste keuze.