Brieven brengen inhoud over, maar net zoals voor al het andere in het leven geldt voor brieven: kleding maakt de man. En bij een brief is de envelop het kledingstuk. Wie een brief esthetisch en passend voor de gelegenheid aankleedt, geeft het verzoek een bijzondere nadruk en maakt van zijn brief een blikvanger nog voordat de brief wordt geopend. Dit is met name handig in situaties waarin de afzender van de brief om de aandacht van de ontvanger moet strijden. Enveloppen voegen waarde toe aan sollicitaties, net als aanbiedingen waarin zzp'ers solliciteren naar lucratieve opdrachten. Maar ook wenskaarten, uitnodigingen en flyers zijn gebaat bij een expressieve en gepersonaliseerde envelop. Met enveloppen in verschillende kleuren, dimensies en structuren maken brieven indruk, wekken nieuwsgierigheid en vallen op, en dat alles nog voordat ze geopend zijn.
Het juiste formaat: enveloppen en brieven op A4-papier
DIN A4 is het meest gebruikte formaat voor briefpapier. Zakelijke brieven, verkoopbrieven, facturen en uitnodigingen komen binnen in enveloppen gevuld met A4-vellen. Maar ook voor persoonlijke brieven wordt vaak A4-papier gebruikt. Maar niet alles wat op een A4 staat past in elke envelop. Vaak gebruikte enveloppen voor A4-documenten zijn enveloppen in de formaten DIN lang, DIN compact en DIN C5.
- DIN lang: enveloppen in DIN lang-formaat worden vaak geassocieerd met reclamebrieven, facturen en zakelijke aanbiedingen van de ontvanger. In een mooi vormgegeven envelop komen ook alledaagse brieven en persoonlijke uitnodigingen goed aan en worden ze snel geopend.
- DIN C6: enveloppen in DIN C6-formaat zijn de enveloppenklassieker bij uitstek en zijn in bijna elk huishouden te vinden. Na twee keer vouwen is een A4-vel veilig opgeborgen in een C6-envelop. Briefkaartjes en ansichtkaarten kunnen ook in de C6-envelop worden verzonden. Brieven in dit formaat mogen tot 20 gram wegen om ze tegen standaardtarief te kunnen versturen.
- DIN compact: als u meerdere documenten in DIN lang-formaat wilt versturen, dan zijn enveloppen in DIN compact-formaat de juiste keuze. Met de compacte enveloppen kunnen ook volumineuze brieven adequaat worden verzonden. Door het juiste formaat te kiezen, kan de afzender er zeker van zijn dat alle documenten in de brief intact en zonder vouwen de ontvanger bereiken.
Enveloppen voor machinaal insteken
Als brieven in grote hoeveelheden moeten worden verzonden, zijn er insteekmachines beschikbaar. Met de rappe machines kunnen facturen, aanvragen en offertes efficiënt en tijdbesparend worden ingestoken in passende enveloppen en voorbereid voor frankering. Op de expeditieafdelingen van grote bedrijven vinden insteken en frankeren vaak in één proces plaats. Veel bedrijven gebruiken automatische enveloppen in combinatie met enveloppen in de formaten DIN lang, DIN C6, C5, C4, B6, B4 en C6/5. Naast het voor commerciële doeleinden veel gebruikte formaat DIN lang vervullen ook andere envelopformaten hun taken, die voldoen aan de eisen van de afzender en de eisen voor intacte en hoogwaardige mailing.
Enveloppen in C6-formaat: hoeven niet saai te zijn
Met het C6-formaat kunnen ansichtkaarten en brieven bijzonder eenvoudig worden verzonden. Deze enveloppen passen ook in kleine brievenbussen. Het C6-formaat voor enveloppen is ook vooral voor privépost en bij iedereen bekend. Ondanks de hoge standaardisatie en het wijdverbreide gebruik van dit envelopformaat kan een hoge mate van individualisering worden bereikt met ontwerpaccenten zoals kleur en envelopstructuur. Ook gekleurde en transparante enveloppen in C6-formaat maken van brieven in het ogenschijnlijk gewone C6-formaat een heel bijzonder poststuk in de brievenbus.
Compact en delicaat: enveloppen in C5-formaat als goed compromis
Ook voor het formaat C5 is automatisch insteken een populaire methode voor de voorbereiding van verzendingen. Met deze envelop hoeft een A4-vel maar één keer te worden gevouwen, een voordeel voor alle documenten waar een enkele vouw acceptabel is ten gunste van een compact formaat. Flyers, brochures en handige catalogi kunnen met de C5-envelop worden verstuurd. Het draagbare formaat: is ook geschikt voor representatief drukwerk en kaartjes in A5-formaat.
Wanneer elke vouw te veel is: enveloppen in C4-formaat voor belangrijke documenten
Oorkondes en certificaten zijn veel te belangrijk om vouwen of ezelsoren te riskeren. Hier is een envelop nodig waarmee het certificaat intact en ongerept bij de ontvanger aankomt. Een vouw is hier niet acceptabel. Een C4-envelop is een geschikte verpakking. De envelop met de afmetingen 229 x 324 mm verpakt A4-documenten en geeft de zending een visueel accent met het kleurenschema.
Enveloppen in C6/C5-formaat: alleskunners voor wenskaarten en allerlei soorten uitnodigingen
Uitnodigingen en wenskaarten zijn vaak in C6-formaat. Maar soms heb je ook de breedte van een C5 nodig. Daarom zijn enveloppen in C6/C5-formaat een goede keuze om persoonlijke groeten over te brengen en te verrassen met een creatief ontworpen uitnodiging. Of het nu gaat om een verjaardagsfeestje, jubileum of bruiloft, met gekleurde of sjiek goud getinte enveloppen valt de brief al op aan de buitenkant. Een bijzonder voorproefje geven de transparante enveloppen, waardoor de uitnodiging of wenskaart ook in gesloten toestand kan worden bekeken. Een C6/C5-envelop is ook een goede keuze als u meerdere kaarten van A5-formaat verstuurt.
Opvallen door gramgewicht, kleur en structuur: zo komt het formaat van de envelop nog beter aan
Om de ontvanger van een brief met een verzoek te bereiken, helpt het als de brief opvalt tussen de massa post. Dit kan op verschillende manieren worden bereikt. Hiervoor kunnen verschillende kleuren voor de envelop worden gebruikt. Men kan ook met het gramgewicht spelen, want een stevige envelop en briefpapier geeft meer aandacht voor dezelfde inhoud. Met flapvormen en interne bedrukking zijn er nog meer opties om een brief nadruk te geven. Er zijn tal van varianten om uit te kiezen voor het materiaal van de envelop. Mat, naturel, kraftpapier, linnen, katoen, zijdezacht of perkament: de afzender bepaalt hoe de envelop aanvoelt en welk envelopmateriaal de brief de juiste omlijsting geeft.
Enveloppen moeten onderweg hun geen woord loslaten
Om ervoor te zorgen dat brieven, kaarten en andere documenten de ontvanger veilig bereiken, is een veilige sluiting gewenst voor enveloppen. Naast traditioneel nat verlijmen heeft drukgevoelig verlijmen met afpelstroken zich bewezen als een prettig alternatief. Elke envelopformaat heeft een veilige sluiting, die de onbeschadigde aankomst van het document verzekert. Als u een envelop met meerdere documenten of vellen papier vult, kunt u de briefflap ook lijmen. Plakfolies en lijmstiften zijn hiervoor ideaal. Als alternatief kan de afzender voor een ander formaat enveloppen kiezen, zoals DIN compact. Dit envelopformaat is ook geschikt voor grote documenten die uit meerdere pagina's bestaan. In de meeste gevallen zijn nat en drukgevoelig lijmen voldoende om ervoor te zorgen dat de brief veilig aankomt.
Gekleurde enveloppen werken in elk formaat
Adverteerders zijn zich goed bewust van de effecten van kleur. Of we het nu leuk vinden of niet, de kleur van een product beïnvloedt ons en kan ons gedrag veranderen. Dat geldt ook voor mode en andere dingen in het leven. Waarom zou dat bij enveloppen anders zijn? Naast het formaat is de kleur een kenmerk dat direct in het oog springt. Een rode envelop onderscheidt zich van de alledaagse post in de brievenbus en signaleert, afhankelijk van de context, urgentie of een hart onder de riem. Zelfs in een klein formaat trekken enveloppen de aandacht wanneer de envelop in een buitengewoon kleurenschema verschijnt. Het hoeft dus niet altijd wit te zijn, ongeacht het gekozen envelopformaat. Omgekeerd trekt een volledig kleurloze, oftewel transparante, envelop in elk formaat de aandacht, omdat hij de inhoud blootgeeft. Een bijzonder originele manier om met een brief de aandacht te trekken.
Welke envelop voor welk verzoek?
Brieven in de brievenbus en op het bureau maken enerzijds deel uit van het dagelijks leven en hebben anderzijds door de toename van elektronische post een bijzondere status gekregen voor veel vormen van correspondentie. Dit betekent dat het hanteren van enveloppen een zeldzamere ervaring is dan vroeger. Bij het envelopformaat kan dit slim worden gebruikt, omdat een weloverwogen keuze en adequate afstemming met de inhoud effecten kan bereiken waarvoor een e-mail niet volstaat. Een brief spreekt via de envelop zelf veel zintuigen aan: de beleving van ruimte, kleur, gevoel en vorm zijn factoren waarmee gespeeld kan worden. Hier zijn slechts enkele accenten die kunnen worden gezet, afhankelijk van de reden voor een brief:
- Formaat: DIN lang, DIN compact, C5, C6, B6, B4, C6/5
- Kleur: rood, blauw, groen, zwart, transparant
- Structuur: kraftpapier, linnen, loog, metallic
- Gewicht: gramgewicht van 70 g tot 250 g per vierkante meter
Met een passende afstemming en een gerichte selectie bewijst de afzender dat hij ook heeft nagedacht over het formaat van de envelop en andere factoren. Dit betekent dus een waardering voor de ontvanger, die in veel andere brieven mist.
Enveloppen in het juiste formaat dat bij de inhoud past naar vrienden en partners versturen
Een brief in een opvallend envelopformaat dat is afgestemd op het doel van de brief vormt ook een effectief instrument om te netwerken in privé- en zakelijke kringen. De kleur, het formaat en de indeling van de envelop zorgen ervoor dat de ontvanger zich persoonlijk aangesproken en benadrukt voelt, ongeacht de inhoud van de brief, die dit punt natuurlijk kan onderstrepen en nogmaals benadrukken. Met het envelopformaat en een weloverwogen schrijven van de brief legt de afzender de basis voor een goed geïnformeerde lezer en een welwillende ontvangst.