Ook al worden berichten nu vaak digitaal verstuurd in de vorm van e-mails, de klassieke brief is zeker niet achterhaald. Hij wordt nog steeds gebruikt, vooral bij correspondentie met kantoren en autoriteiten. En daar zal waarschijnlijk niets aan veranderen. Degenen die nog zelf schrijven kunnen wel een upgrade gebruiken. Adresetiketten zorgen voor een serieuze indruk en vergemakkelijken het werk. Dit artikel vertelt alles wat u moet weten over het onderwerp.
Welke kleur mag een envelop hebben?
Er zijn in principe geen vereisten waaraan moet worden voldaan wanneer een formele brief wordt verzonden naar een kantoor of autoriteit. Toch speelt de kleur van de envelop een beslissende rol. Deze mag de automatische briefsortering van de post namelijk niet hinderen. Wie een gekleurde envelop gebruikt om documenten te verzenden, krijgt soms hogere verzendkosten in rekening gebracht. Veel klanten hechten belang aan grafisch vormgegeven of gekleurde enveloppen, bijvoorbeeld om uitgebreide reclame-uitingen te doen. Anderen gebruiken gekleurde enveloppen simpelweg omdat de gekozen kleur bij het bedrijf past. De post heeft hier beperkt begrip voor en heeft regels opgesteld met betrekking tot de bezorging van gekleurde en grafische enveloppen. Deze vormen echter geen probleem als een adreslabel wordt gebruikt in plaats van met de hand te schrijven.
Brieven naar kantoor: wit of lichtbruin
Wie een brief naar kantoren en autoriteiten stuurt, kiest natuurlijk geen bedrukte envelop. Particulieren gebruiken dergelijke creaties voor passende gelegenheden zoals verjaardagen, bruiloften of Kerstmis. Als u een formele brief verstuurt, maakt u daarmee nauwelijks een serieuze indruk op de ontvanger. Want daar gaat het om bij formele brieven. De ontvanger is geen vriend, familielid of kennis. Daarom moet een formele aanhef (u) en een klassieke envelop in wit of lichtbruin worden gekozen. Deze zijn trouwens ook verkrijgbaar in een gerecyclede variant. Er zijn ook gele enveloppen. Deze worden niet door particulieren naar een kantoor gestuurd, maar door een kantoor naar een particulier of bedrijf. Op basis van de kleur weten ontvangers al dat de envelop geen positief bericht bevat. Gele enveloppen worden gewoonlijk gebruikt om dagvaardingen of executies te versturen. Wie een gele brief heeft ontvangen en hierop wil reageren, bijvoorbeeld om bezwaar te maken, antwoordt niet met een gele brief maar kiest zoals gezegd een klassieke witte of lichtbruine envelop voor formele communicatie.
Hoe wordt een brief correct gevouwen?
Een brief past in een standaardenvelop als deze op de juiste manier wordt gevouwen. Er is een eenvoudige methode die geen gereedschap vereist. Hierbij wordt het vel papier (de brief) in een golf in de hand gebogen. Het is belangrijk dat er nog geen vouw ontstaat bij het buigen. Het vel wordt dan verschoven om ongeveer drie gelijke stukken te maken, waarvoor een beetje behendigheid nodig is. De gevouwen golf wordt nu op een glad oppervlak geplaatst zodra alle randen goed op elkaar zijn gelegd. Nu worden de randen voorzichtig gladgestreken, waarbij men erop let dat de drie delen niet wegglijden. Hoewel deze methode niet erg nauwkeurig is, is hij eenvoudig toe te passen. Iets ingewikkelder, maar ook preciezer is de patroonmethode. Er wordt een vel papier gebruikt dat, net als bij de zojuist beschreven methode, op elkaar wordt gelegd en gevouwen totdat de randen precies op elkaar liggen. Het gevouwen vel papier dient dan als patroon en kan halverwege op de eigenlijke brief worden gelegd, waar met potlood markeringen worden aangebracht. De brief wordt dan op deze gemarkeerde punten gevouwen, in de envelop gestoken en bij voorkeur van een adresetiket voorzien.
Hoe opent men een brief zonder de inhoud te scheuren?
Om de inhoud van de brief te beschermen, kan de envelop met stoom worden geopend door hem boven een pan met kokend water te houden. Veel lijmen zijn oplosbaar in water, dus deze methode werkt meestal, maar niet altijd. Wie thuis een tongspatel heeft, kan deze gebruiken om de gelijmde lipjes open te wrikken. Dit is een botte, platte houten stok, die geen schade aanricht. Om de gelijmde delen gemakkelijk te kunnen openen, bestaan speciale briefopeners. Deze lijken op een mes, maar zijn bot. Het wordt veel ingewikkelder met een wattenstaafje, dat in een bak met water wordt gedompeld en vervolgens tegen vloeipapier wordt gedrukt om overtollig water kwijt te raken. Het kleefoppervlak kan beetje bij beetje worden bevochtigd met het vochtige wattenstaafje om de lijm op te lossen.
Hoe wordt een envelop correct geadresseerd?
Om ervoor te zorgen dat de brief ongehinderd door automatische sorteermachines komt, moet deze correct worden geadresseerd. Hierbij moet op de volgende dingen worden gelet:
- De adressering staat op de voorkant.
- Linksboven staat het adres van de afzender.
- Rechtsonder staat het adres van de ontvanger.
- De postzegels bevinden zich in de rechterbovenhoek.
- Een adresetiket maakt het werk gemakkelijker.
Als u geen bijzonder mooi handschrift heeft of elke dag veel brieven schrijft, kunt u het beste bedrukbare adresetiketten kiezen. Voor het ontwerp zijn industriestandaarden (DIN) gespecificeerd. Een brief wordt geadresseerd zonder witregels en heeft dezelfde regelafstand tussen de naam, straat en plaats. Een adres moet altijd links uitgelijnd zijn. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat lettertype en -grootte hetzelfde zijn. Om te zorgen dat de sorteermachines de ontvanger gemakkelijk kunnen lezen, moet gekozen worden voor donkere letters op een lichte achtergrond. Er zijn ook voorschriften voor de afstand. Deze moet minimaal 4 centimeter zijn tot de bovenrand en minimaal 1,5 centimeter tot de rechter-, linker- en onderrand. Een adresetiket kan uw werk gemakkelijker maken.
Mogen brieven worden bedrukt? Zo ja, zijn er voorschriften?
Een envelop mag in principe bedrukt worden. Houd er altijd rekening mee dat het grote aantal verzonden brieven alleen kan worden verwerkt met automatische sorteersystemen. Hier wordt gebruik gemaakt van krachtige scanners die adressen lezen en interpreteren. Als de scanner het adres herkent, wordt de envelop voorzien van een streepjescode, die de verdere verwerking aanstuurt. Als de scanner het adres niet kan interpreteren omdat er geen adresetiket is gebruikt, moet dit handmatig gebeuren. Dit kan het geval zijn als iemand een slecht leesbaar handschrift heeft of als de envelop bedrukt is. Als hier een ongunstige papierkleur of een afbeelding is gekozen, die de coderingszone: bevat, kan de scanner mogelijk geen onderscheid maken tussen de afdruk en de streepjescode. Adresetiketten kunnen helpen dit probleem op te lossen.
Conclusie
Om ervoor te zorgen dat belangrijke brieven de ontvanger correct bereiken, moeten een aantal specificaties in acht worden genomen. Bij formele brieven is de hoofdregel dat minder meer is. Hierbij moeten aan de belangrijkste vereisten qua envelopkleur, adressering en opdruk worden voldaan. Dit maakt het werk voor u en voor de post makkelijker. Ook weet u zeker dat uw brief bij de juiste ontvanger terechtkomt.