U hebt zeker zelf al verschillende varianten gezien van het etiketteren van verzendenveloppen door bedrijven, klanten en collega's: soms zien de zendingen eruit als grote brieven in liggend formaat, soms zijn ze in portretformaat met een sticker gelabeld. Af en toe ziet men exemplaren waarop alleen de ontvanger op de voorkant staat, maar de afzender op de achterkant.
Hieronder vindt u wat u kunt doen om ervoor te zorgen dat uw verzendenveloppen veilig hun bestemming bereiken en indien nodig ook bij u terug kunnen komen.
Welke mogelijkheden voor het opschrift zijn er?
De manier waarop u uw verzendzakken etiketteert, is natuurlijk een kwestie van smaak. Hier zijn enkele mogelijkheden voor variatie waar u zonder aarzeling uit kunt kiezen.
Stift
Als u ervoor kiest om uw envelop met de hand te adresseren, zorg er dan voor dat u het zo leesbaar mogelijk schrijft. Gebruik een watervaste stift. Het zou toch jammer zijn als u uw envelop eerst gewetensvol etiketteert en een eenvoudige regendruppel het schrift onleesbaar maakt.
Postpakketzegel
Bij grotere verzendzakken kunt u goederen als pakket verzenden. Hiervoor ontvangt u bij de post de juiste pakketzegels, die u alleen maar hoeft in te vullen. U kunt de op deze manier gelabelde envelop direct bij het postkantoor afgeven. Ter plaatse worden de te betalen verzendkosten dan ongecompliceerd berekend.
Verzendetiket
Een andere mogelijkheid is om zelf stickers te maken met de printer. Deze kunt u dan voor uw eigen adresgegevens op voorraad afdrukken of u maakt ze individueel aan met de gegevens van uw klanten.
Wat moet er op de envelop staan?
Bij brieven zijn drie gebieden van bijzonder belang: afzender, ontvanger en porto. Zolang u geen pakketzegels gebruikt, wordt de porto, d.w.z. de postzegel, altijd in de rechterbovenhoek geplaatst.
Afzender:
De linkerbovenhoek tegenover de postzegel is idealiter de optimale positie voor de afzender. Op de eerste regel staat uw naam. Daaronder straat en huisnummer en ten slotte postcode en plaats. Als u de brief naar het buitenland verzendt, vermeld dan ook het land waar u woont op de onderstaande regel. Voor Duitsland kunt u het beste "Germany" schrijven, wat internationaal begrijpelijk is. Als uw envelop om welke reden dan ook niet kan worden afgeleverd, vindt deze de weg terug naar u.
Ontvanger:
De ontvanger moet goed leesbaar in de rechterbenedenhoek staan. Gebruik adresgegevens altijd met alle toevoegingen die aan u zijn verstrekt. Dit kan al zeer nuttig zijn bij de te kiezen aanhef.
U moet de gebruikelijke aanhef zoals "bedrijf", "vrouw" of "heer" gebruiken als u de juiste informatie hebt ontvangen. Als u twijfelt, laat u de aanhef weg. Op de volgende regel staan voornaam of naamafkorting, gevolgd door de achternaam of de naam van het bedrijf. Schrijf een persoon binnen een bedrijf, volg de bedrijfsnaam (ter hand) en vervolgens de naam. Nu komen de straatnaam en het huisnummer of als alternatief de gegevens van de postbus.
Laat een regel vrij voordat u afsluit met de postcode en de plaatsnaam. Deze regel is bedoeld voor de leesbaarheid. Let op: bij adressen in het buitenland wijkt de structuur van de adresgegevens meestal echter af.
Hoe wordt de envelop nu geëtiketteerd?
Als u hebt gekozen voor etiketten, plak ze dan direct op de juiste plaatsen. Zorg ervoor dat er geen rimpels of vuil ontstaan om de leesbaarheid te behouden.
Een tip als u zelf labelt: begin eerst met een lege envelop en leg deze op een glad oppervlak. Zo krijgt u een vlakke, stabiele basis voor een optimaal letterbeeld. Zorg ervoor dat de te sluiten klep naar achteren wijst. U kunt de voorkant beschrijven.