Het versturen van brieven is tegenwoordig in de privésfeer zeldzaam geworden. Nog maar een paar mensen schrijven een paar regels aan hun geliefden. In de meeste gevallen vindt de communicatie online plaats via WhatsApp, Telegram etc. Daarom worden velen uiteindelijk geconfronteerd met een probleem als ze weer een brief per post willen verzenden: Hoe wordt een envelop geadresseerd? Het is duidelijk dat de ontvanger moet worden genoteerd. Maar waar? En waarom is het juiste veld belangrijk? Hoe zit het eigenlijk met de afzender – is het een verplichte informatie? Waarin verschilt het opschrift van de envelop voor grote brieven, standaardbrieven of speciale vormen? Wat gebeurt er als ik hem naar het buitenland verzend? Deze vragen en meer behandelen we in deze post.
De belangrijkste informatie bij het beschrijven van een envelop
Dat de ontvanger op de gelabelde envelop moet staan, is vanzelfsprekend. Hoe zou de brief anders moeten aankomen? Houd er echter rekening mee of u uw zending naar een privéadres, een postbus of een pakstation verzendt.
De tweede informatie die u moet overwegen, is de afzender – dus uw adres. In tegenstelling tot de geadresseerde is dit geen verplichte informatie , maar het heeft belangrijke voordelen: als de zending om welke reden dan ook niet kan worden afgeleverd, kan deze naar u worden teruggestuurd. Vooral als het items bevat, bespaart dit veel problemen, omdat ze anders verloren zouden gaan.
Zorg er dus voor dat u uw eigen adres goed leesbaar opschrijft. Tot slot is de frankering een van de noodzakelijke dingen. De meest voorkomende variant zijn postzegels, maar tegenwoordig zijn er ook andere.
De vereisten voor het beschrijven van een envelop
Of het nu gaat om een grote brief, een standaardbrief of een speciale vorm – het juiste adresseren kost niet veel tijd of geld. Als u weet hoe het moet, heeft u er niet eens een minuut voor nodig. Wat de prijs betreft, betaalt u alleen de frankering en de envelop zelf. Dit is in totaal een paar cent, misschien een euro. Aan materiaal hebt u alleen de envelop, een pen en een postzegel nodig – of een apparaat dat geschikt is voor internet.
De ontvanger komt rechtsonder op de envelop, de afzender linksboven en in de bovenste, rechterhoek bevindt zich de frankering. Dit is de korte vorm van de juiste adressering.
Bij het beschrijven van een envelop zijn er echter enkele vereisten om rekening mee te houden. Omdat uw brieven en andere zendingen machinaal worden verwerkt, moeten ze hieraan voldoen. Anders kunnen ze niet worden afgeleverd. In geval van nood kan de afzender ook geen oplossing bieden als deze verkeerd is genoteerd.
Enveloppen beschrijven – het hangt af van de ontvanger
De posities van de afzender, de geadresseerde en de frankering zijn altijd hetzelfde, of het nu gaat om een grote brief, een standaardbrief of een ander formaat. Maar welke elementen het adres van de ontvanger bevatten, varieert.
- Bij het huisadres gaat het om het woonadres van de betreffende persoon. Het bevat naast de plaats en de postcode ook de straat en het huisnummer.
- Bij de postbus wordt de tweede regel vervangen door het postbusnummer. De plaats wijkt dan mogelijk af van de woonplaats als het postkantoor zich in een naburig dorp bevindt.
- Als laatste is er het pakstation. Hierbij komt onder de naam eerst het postnummer van de ontvanger en daaronder het pakstation met nummer. Tot slot is er de stad – de straat en het huisnummer zijn hier ook weggelaten.
Om ervoor te zorgen dat u niets vergeet bij de overvloed aan informatie, kunt u zich het beste oriënteren op de volgende stappen.
Stap 1: De afzender
Neem de envelop bij de hand, ongeacht het formaat in liggend formaat. Alleen C4-enveloppen met venster worden herkend als portretformaat. Bij vierkante brieven kunt u zich het beste oriënteren op de sluiting, zodat deze bovenaan ligt. Noteer als afzender uw naam, uw straat inclusief huisnummer en de plaats en postcode in de bovenste, linkerhoek. Plaats de informatie alleen op de voorkant, want op de achterkant leest de machine de brief niet. Zorg ervoor dat de afstanden tussen de regels uniform zijn en laat 40 millimeter ruimte over aan de bovenkant van de envelop.
Stap 2: De ontvanger
Noteer vervolgens rechtsonder op de voorkant de ontvanger. Houd ook hier ruimte aan de randen – rechts en onder minstens 15 millimeter. Stuur naar een huisadres, indien nodig staat de wijk onder de naam en vervolgens in twee regels het adres: straat met huisnummer en plaatsnaam en postcode. Bij een postbus vervangt u de straat door het postbusnummer. Als de brief naar een pakstation gaat, noteer dan in plaats daarvan het postnummer van de ontvanger en het pakstation inclusief nummer. Let op of de plaats in deze gevallen afwijkt van de woonplaats van de geadresseerde.
Stap 3: De frankering
Neem een postzegel met voldoende frankering en plak deze in de rechterbovenhoek van de voorkant. Als u niet aan het vereiste bedrag komt, kunt u ook meerdere merken aanbrengen.
Enveloppen beschrijven – speciale gevallen
Vaak wordt bij het verzenden van een brief naar het buitenland de landcode voor de plaatsregel genoteerd, maar dit is onjuist. De machine kan dat niet zo uitlezen. In plaats daarvan hoort de landaanduiding helemaal aan het einde van het adres – in hoofdletters. Dus ja, hier mag – en moet – in de geschreven taal worden geschreeuwd. Het maakt niet uit of u de Engelse, Duitse of Franse namen gebruikt. In ieder geval wordt de gelabelde envelop geleverd – als deze leesbaar is.
Vooral zakelijke en officiële brieven hebben tegenwoordig een kijkvenster. In dit geval vindt het opschrift van de envelop op een andere manier plaats. In plaats van het adres rechtstreeks op de envelop te schrijven, wordt de brief zelf op een speciale manier geformatteerd. Hier staan de adressen in het briefhoofd, zodat ze later in het venster zichtbaar zijn. De afzender bevindt zich daarbij eenregelig en klein gedrukt boven het zoals gewoonlijk geformatteerde adres van de ontvanger.